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8 bonnes raisons d’adopter l’e-facturation

16/05/2022 - Publié par : FiduPress < Retour 8 bonnes raisons d’adopter l’e-facturation

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises et organisations, quel que soit leur secteur d'activité. Et si vous l'adoptiez ?

Dès la fin des années 80, de nombreuses grandes entreprises ont mis l'e-facturation en oeuvre avec un succès incontesté. Pourtant, malgré son grand potentiel, cette innovation reste encore largement sous-exploitée. Alors que les obstacles à sa généralisation sont progressivement levés, notamment grâce à la mise en œuvre du cadre européen PEPPOL, voici 8 bonnes raisons d'adopter la facturation électronique dans votre organisation. 

1. Moins de paperasse 

Qui ne rêve pas de se débarrasser de la tâche administrative fastidieuse que représente le traitement des factures ? De sa création par le fournisseur de biens ou de services à son archivage par le client, la facture passe par une série d'étapes plus ou moins longues selon les cas : vérification des montants à facturer, encodage, envoi, réception, approbation... Mises bout à bout, ces étapes représentent une perte de temps non négligeable. Et ce temps pourrait être bien mieux employé, dans votre travail... ou vos loisirs !

Avec la facturation électronique, toutes ces étapes se déroulent de façon automatisée, sans intervention humaine. 

2. Plus rapide

Les machines exécutent les traitements des factures bien plus rapidement que les êtres humains. Elles peuvent émettre les factures aussitôt le bien ou le service délivré. La transmission est instantanée. À la réception, les traitements peuvent s'enchaîner sans délai intermédiaire. Et plus vite la facture est émise, délivrée et traitée, plus vite elle peut être payée ! 

3. Plus fiable

Les hommes commettent régulièrement des erreurs lors du traitement des factures. Nous avons tous déjà été confrontés aux conséquences fâcheuses de telles erreurs. Par exemple, devoir établir une note de crédit ou relancer un client qui a confondu le montant hors TVA et le montant total à régler.

Les logiciels ne sont bien sûr pas infaillibles, mais ils réduisent considérablement le taux d'erreur, rendant de ce fait les processus beaucoup plus fiables. Certains de vos fournisseurs ne sont pas encore informatisés et commettent des erreurs ? Le fait d'employer un bon logiciel pour recevoir et traiter les factures vous protège des conséquences néfastes de cette situation.

L'acheminement des factures électroniques est également bien plus fiable : au revoir les factures qui se perdent en cours de route ! La facturation électronique permet un suivi parfait de leur transmission. Tout document égaré génère automatiquement une alerte permettant de détecter la fuite, d'en rechercher la cause et de corriger le problème.

4. Aussi sûr

Sur le plan juridique, depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont équivalentes en Belgique. Cette équivalence résulte de la transposition de la directive TVA européenne (directive 2010/45/UE), qui fixe les règles de facturation .

Pour être juridiquement valides, les factures, quelles qu'en soient la forme (papier, PDF, électronique et structuré...) et la version (exemplaire client, exemplaire fournisseur, version intermédiaire...)  doivent satisfaire aux principes suivants :

  • authenticité de l'origine : l'identité du fournisseur de biens ou de services doit être garantie ;
  • intégrité du contenu: le contenu de la facture ne peut pas avoir subi de modifications ;
  • lisibilité des données: les données de la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran, sans nécessiter une étude ou interprétation excessive.

Ces principes, pour autant qu'ils soient respectés, rendent l'e-facturation aussi sûre juridiquement parlant que la facturation manuelle.

5. Ni trop, ni trop peu de cash

Plus d'une entreprise florissante est tombée en défaut de paiement en raison d'une maîtrise insuffisante de sa trésorerie. Grâce à la facturation électronique, on peut aller beaucoup plus loin dans la gestion de la trésorerie que ce qui est matériellement possible dans le monde papier. Par exemple, de nombreux adeptes de l'e-facturation mettent en oeuvre le dynamic discount, un mécanisme de négociation automatique des délais de paiements, qui permet d'optimiser le cash disponible tout en se protégeant des risques de défaut de paiement.

À ce titre, l'e-facturation est un véritable outil pour améliorer la gestion de l'entreprise.

6. Plus durable

Les enjeux climatique et écologique sont devenu centraux dans nos sociétés, à juste titre. L'e-facturation réduit considérablement laproduction et l'utilisation de papier. Elle réduit aussi le besoin en transport physique, source de pollution non négligeable. Elle est donc sensiblement plus durable. 

7. Plus moderne

Par ailleurs, l'e-facturation permet de se positionner comme une entreprise qui évolue avec leur temps et tire le meilleur parti des technologies de l'information. L'e-facturation peut être utilisée comme un moyen de "sortir du lot", de faire la différence vis-à-vis de ses concurrents directs. Avoir une bonne image sur son marché, c'est essentiel. 

8. Plus rentable

Last but not least, l'e-facturation est une source importante de réduction des coûts. Une étude de l'Université d'Hasselt, commanditée par l'Agence pour la Simplification Administrative (ASA), évaluait en 2012 le coût moyen d'une facture-papier entre entreprises à 12,08 €. L'e-facturation permet d'économiser jusqu'à 9 € par facture, soit 75% des coûts ! Le traitement automatisé du milliard de factures échangées chaque année en Belgique permettrait de dégager des gains d'efficacité annuels de l'ordre de 3,5 milliards d'€.

Faites le calcul pour votre entreprise!

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